Materi pokok yang diminta berkaitan dengan Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Perpustakaan dan Urusan Kearsipan Pemerintah Kabupaten Gresik, sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Gresik Nomor 33 Tahun 2020. Retensi arsip merupakan kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang dilakukan berdasarkan ketentuan waktu tertentu sesuai dengan jenis dan kategori arsipnya. Retensi arsip bertujuan untuk menjaga keberlangsungan informasi yang terdapat dalam arsip, baik yang bersifat aktif maupun inaktif.

Dalam konteks urusan perpustakaan, terdapat beberapa jenis arsip yang memiliki jangka waktu retensi yang berbeda-beda. Misalnya, untuk kebijakan di bidang pengembangan bahan pustaka dan jasa informasi, seperti pengkajian kebijakan, penyiapan bahan, dan penetapan dalam bentuk NSPK, memiliki jangka waktu retensi aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 3 tahun, kecuali untuk kategori Permanen.

Selain itu, pengembangan bahan pustaka dan jasa informasi juga memiliki jangka waktu retensi yang berbeda-beda tergantung pada jenisnya. Misalnya, deposit bahan pustaka seperti serah simpan karya cetak dan karya rekam memiliki jangka waktu retensi aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 3 tahun, kecuali untuk kategori Permanen.

Sementara itu, dalam urusan kearsipan, kebijakan di bidang pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip juga memiliki jangka waktu retensi yang harus diperhatikan. Misalnya, proses akreditasi kearsipan dan sertifikasi arsiparis memiliki jangka waktu retensi aktif selama 1 tahun dan inaktif selama 3 tahun, kecuali untuk kategori Permanen.

Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip Substantif ini, diharapkan pengelolaan arsip dan perpustakaan di Pemerintah Kabupaten Gresik dapat dilakukan secara terstruktur dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini akan membantu dalam menjaga integritas dan ketersediaan informasi yang penting bagi keberlangsungan pelayanan publik dan pengambilan keputusan yang akurat.